Аналіз вивчення стану організації роботи апаратів судів з питань діловодства та обліково-статистичної роботи

Відповідно до плану  роботи територіального управління у першому півріччі 2014 року проведено вивчення стану роботи 5 судів: Комсомольського міського суду, Миргородського міськрайсуду, Ленінського та Київського  м.Полтави, Оржицького районних судів.

Як показало вивчення стану роботи, організація діловодства в судах здійснюється  відповідно до   Інструкції з діловодства в місцевому суді,  Інструкції щодо заповнення форми тимчасової статистичної звітності №1-ОП “Звіт про оперативність розгляду  місцевими та апеляційними загальними судами кримінальних справ”,  Інструкції  щодо заповнення статистичної картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, Інструкції щодо заповнення форми статистичного звіту №1-Л “Про розгляд загальними місцевими та апеляційними судами кримінальних справ за статтями 209,209-1,306 КК України» , Інструкції щодо заповнення і подання звітів про розгляд апеляційними та місцевими  судами судових справ  і матеріалів, Інструкції про порядок фіксування судового процесу технічними засобами, Інструкції щодо заповнення картки сум збитку завданих злочином та Положення про автоматизовану  систему документообігу суду «Д 3». 

         Діловодство в судах  ведеться державною мовою, якою складаються усі судові документи з урахуванням вимог процесуального законодавства України та Конституції України. 

         Відповідно до вимог Положення про автоматизовану систему документообігу в судах – автоматизована система  забезпечує об*єктивний та неупереджений розподіл справ та матеріалів кримінального провадження між суддями з додержанням  принципів черговості, рівної кількості справ, матеріалів кримінального провадження для кожного судді, вірогідності, з  урахуванням завантаженості кожного з суддів, спеціалізації, а також вимог процесуального закону.

Згідно Положення реєстрація вхідної кореспонденції   приймається і реєструється в автоматизованій системі.

         На кожний вхідний документ створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію про справу та рух документа.

         Кожній  судовій справі в судах  присвоюється єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично та залишається незмінним незалежно від проходження справи в інстанціях.

         Також автоматично формується номер провадження справи, необхідного для діловодства суду.

Згідно з Інструкцією з діловодства в загальних судах, реєстраційні обліково-статистичні картки виготовляються  із застосуванням реєстраційних даних документів, що зберігаються у системі комп»ютерного діловодства суду.         В обліково-статистичні картки  вноситься інформація про рух справ. На підставі карток судами складаються щоквартальні, піврічні та річні звіти про розгляд справ в судах.

         Після закінчення календарного року нерозглянуті справи у судах автоматично перереєстровуються за новими номерами із зазначенням старих, що відповідає вимогам Інструкції.

         Позовні заяви, справи та матеріали, що зареєстровані в  облікові картки, після автоматичного розподілу, передаються суддям,  що відповідає вимог Інструкції з діловодства та Положенню про автоматизовану систему.

Для реєстрації  та обліку  справ судами вірно застосовується перелік

індексів. Номер судової справи та інших матеріалів, розгляд яких передбачається процесуальним законодавством, складається з відповідного індексу та порядкового номера обліково-статистичної картки на судову справу чи реєстраційного журналу із зазначенням через дріб поточного року відповідно до Інструкції.

         Формування справ в судах, в основному, не викликає зауважень.

         Разом з тим, слід відмітити, що у Київському та Ленінському м.Полтави та Оржицькому районних судах не додані або невірно заповнені довідкові листи, що являється порушенням вимог п. 28.23 Інструкції з діловодства.

         Приймання, облік та зберігання речових доказів у кримінальних провадженнях, провадяться відповідно до чинного законодавства, Інструкції з діловодства та Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, затвердженої спільним Наказом Генеральної прокуратури України, міністерством внутрішніх справ України, Державної податкової адміністрації України, Служби безпеки України, Верховного Суду України, Державної судової адміністрації України №51/401/649/471/23/125 від 27.08.2010 року.

         Разом з тим, працівникам апарату Київського районного суду м.Полтави було  зауважено, що після надходження речових доказів до суду необхідно, відповідно до п.11.5 вимог Інструкції чіпляти бирку, на якій зазначається номер речового доказу, що присвоєний згідно журналу обліку речових доказів.

         Також звернуто увагу  на відсутність цілісності упаковки деяких речових доказів, що дає можливість підміни або заміни його вмісту.

         Одночасно було наголошено, що з метою перевірки стану та умов зберігання речових доказів, правильності ведення документів щодо їх приймання, передавання або в разі звільнення відповідального працівника, керівнику апарату суду слід визначити склад комісії для проведення відповідної перевірки не рідше одного разу на півріччя, що протягом 1 півріччя не було зроблено.

          Відповідно до ст. 129 Конституції України, однією з основних засад судочинства є його повне фіксування технічними засобами. Цей конституційний припис знайшов своє відображення у ст. 197 ЦПК та Інструкції про порядок роботи з технічними засобами фіксування судового процесу, затвердженої наказом ДСА України від 20.09.2012 р. №108, Інструкції про порядок роботи з технічними засобами відеозапису ходу і результатів процесуальних дій, проведених у режимі відео конференції під час судового засідання, затвердженої наказом ДСА України від 15.11.2012 р. №155. Вимог якої дотримуються всі суди.

         Одночасно було звернуто увагу працівників апарату Ленінського районного суду про необхідність долучати диски фонограм технічного запису судових засідань до правого внутрішнього боку обкладинки справи. В той час, як останні в порушення вимог п.28 Інструкції, долучали їх до першої сторінки справи.

         Також ,неодноразово наголошувалось судам  на  неналежне  ведення нарядів по статистичних звітах. Так, у Ленінському районному суді звіти  та переписка відносно складання звітів знаходиться у одному наряді. В той час, як необхідно підшивати у окремі наряди, оскільки,  відповідно до Переліку типових документів , що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, із зазначенням термінів зберігання документів, вищезазначені статистичні звіти та переписка по них мають різний термін зберігання. 

         Під час вивчення  стану діяльності Миргородського міськрайсуду та Оржицького районного суду було звернуто увагу керівників апаратів на відсутність перевірки роботи канцелярії за 1 півріччя поточного року.

         Рекомендовано планувати перевірку роботи канцелярії з різних питань: облік та знищення речових доказів, оформлення справ, своєчасне виконання рішень суду, терміни передачі справ суддям, повернення справ до канцелярії, чи долучаються картки на особу та картки обліку сум шкоди до справ, що направляються до апеляційного суду, тощо.

 З метою усунення недоліків, виявлених під час вивчення стану організаційного забезпечення діяльності  судів  та недопущення їх у  подальшому, за участю   голів судів, керівників апаратів  та працівників апаратів судів були проведені спільні наради, на яких  обговорювалися доповідні записки та надавались рекомендації щодо покращення стану діловодства в судах.

Головний спеціаліст                                                 В.В.Щербина

 27.06.2014 р.